仕組み化
「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法にすること」
つまり、どんな状況でも再現性があることを「 仕組み化 」するという。
仕組み化してしまうことで、時間管理がしやすくなるだけでなく、
５時間かかっていた仕事を１時間で終わらせることも可能になる。
では、その仕組み化はどのようにして行うか。
まず、仕組み化できるものか判断する。
ルーティンワークについては、ほとんど仕組み化できるものであると言える。
都度変化し、マニュアルとして落とし込めない「 属人性 」のあるものは仕組み化するのは難しい。
仕組化できるものが分かったら、「重要度」「緊急性」を一つずつ確認していく。
重要度が低く緊急性もないもの、作業的なものが仕組み化には向いている。
重要でなく、緊急でないものに時間を割くことほど無意味なものはないからだ。
そして仕組みを作っていくのだが、
そこで思い出してほしい。
仕組み化される前「その作業で一番効率的にできた方法」があれば、
それをマニュアル化すればいいのだ。
もし思い出せないならば、いつもの工程を細分化して書き出してみる。
その中に不必要な工程はないだろうか？
順序に誤りはないだろうか？
そして、重要なことが一つ。
仕組み化できたところで終わらせてはならない。
その仕組みに改善点はないか？
仕組みの評価、改善を繰り返していくのだ。
「時間がない！」と嘆いている方は、
ぜひ 仕組み化 してみてはどうか。
文責：うちむら
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